Aménager l'accueil d'une entreprise

Aménager l'accueil d'une entreprise : simple ?

Aménager l'accueil d'une entreprise, apparemment, c'est simple. On connaît le mobilier dont on a besoin : un comptoir d'accueil et des fauteuils. Mais en réalité, c'est un peu plus compliqué...et on va vous dire pourquoi.

Dans l'accueil d'une entreprise, il y a le mot "accueil"

L'accueil est l'une des premières vitrines de l'entreprise, au même titre qu'un site internet ou qu'une carte de visite...Il s'agit donc de bien définir l'image que l'on veut transmettre - sérieux, transparence, confidentialité, ouverture... et de sélectionner l'agencement, le look et le mobilier qui pourront subtilement la faire passer.

Ensuite, il est essentiel de prendre en compte l'ensemble des publics qui transiteront dans cet espace d'accueil : visiteurs externes (prospects, clients, partenaires...) comme utilisateurs internes (salariés...). Par prendre en compte ces publics, on entend prendre en compte leurs besoins : quel est le temps d'attente ? Qu'en font-ils ? Ont-ils besoin de s'isoler ? D'aller aux toilettes ? D'accéder au Wifi ? De se rafraîchir ? D'échanger avec d'autres personnes ? De remplir un formulaire ? Quel âge ont-ils ?

La réponse à ces questions induira certains choix.

Dans l'accueil d'une entreprise, il y a plus que l'accueil !

L'accueil est souvent un moment de disponibilité. On attend. On a un peu, voire beaucoup de temps devant soi. C'est donc fréquemment un lieu où l'entreprise met de l'information à disposition de ces visiteurs : affichage, plaquettes, vidéos voire supports digitalisés et interactifs. Il est important de savoir où sera positionnée cette information pour favoriser son accès et la fluidité des mouvements.

L'espace d'accueil est bien plus qu'un accueil : c'est une plateforme d'échanges physiques et téléphoniques. La personne de l'accueil gère souvent le standard, tout comme elle se consacre aussi quelquefois à des tâches de secrétariat, d'assistanat commercial ou bien plus... Là aussi, il est judicieux de se poser des questions et de les poser au personnel concerné : la personne de l'accueil doit-elle accompagner le visiteur ? Doit-elle imprimer et à quel endroit ? Quel degré de confidentialité doit-on lui procurer dans ses tâches ? Quel environnement sonore est le plus adéquat ?...

En interne, l'accueil est quelquefois le lieu de la pause café ou la salle de photocopies. Est ce vraiment judicieux, selon la surface disponible, de confronter les visiteurs aux "potins du matin" ou aux nuisances sonores d'une imprimante si l'on peut faire autrement ?

Qui dit "accueil d'une entreprise", dit lieu de fréquentation

La dimension pratique doit être envisagée dans son intégralité. L'accueil est un lieu de passage. Choisir un mobilier adapté implique donc des matériaux qui ne se dégradent pas trop vite, des couleurs qui ne se salissent  pas trop vite, des surfaces qui se nettoient bien...

AB Structures accompagne bien entendu ses clients dans le choix du mobilier destiné à l'accueil de l'entreprise mais intervient aussi dans l'étude d'aménagement en amont pour les aider à concevoir un accueil fluide et agréable à vivre, pour tous.